1.1. Algemeen

Een gemeentelijk apparaat bestaat uit een groot aantal min of meer onafhankelijke beheerseenheden van zeer uiteenlopende grootte en structuur, met zeer verschillende functies. Gemeenten in hun geheel verschillen eveneens in grootte terwijl zij soms ook verschillende functies vervullen. Ondanks deze verschillen vertonen veel administraties en vertoont veel informatie overeenstemming.

De automatisering van de informatieverwerking in de gemeenten heeft zich echter tot voor kort grotendeels beperkt tot het uitvoeren van onafhankelijke deeladministraties binnen de afzonderlijke beheerseenheden.

Met de instelling van de gemeentelijke centra voor elektronische informatieverwerking en de vorming van regionale centra voor de gemeentelijke informatieverwerking is een begin gemaakt met de gecoördineerde aanpak van de toepassing van computers op dit gebied.

Als uitgangspunt voor zo'n aanpak ie er behoefte aan een samenhangend grondplan waarin zoveel mogelijk activiteiten op automatiseringsgebied hun plaats vinden. In deze nota is de huidige stand van zaken samengevat met betrekking tot de gedachtevorming omtrent een dergelijk plan. De nota is dus niet meer dan een momentopname van het plan zoals dat in de samenwerking tussen enkele gemeenten vorm heeft gekregen en thans ook in breder verband wordt besproken in de Stichting tot Ontwikkeling van de Automatisering bij de Gemeenten.

1.2. Doelstelling van het plan

Het plan beoogt te voldoen aan:

1) de bestuurlijke eisen die aan de informatievoorziening worden gesteld en aan

2) de eisen van de doelmatigheid van de uitvoering van de informatieverwerking.

1.2.1. De gemeente in haar geheel is één bestuurseenheid met een geografisch beperkt verzorgingsgebied. Het basisplan voor de informatievoorziening zorgt ervoor dat de informatie die op dat gebied betrekking heeft in haar onderlinge samenhang wordt getoond ook al worden de gemeentelijke taken door verschillende organisatorische eenheden (takken van dienst) uitgevoerd. Deze samenhang is een voorwaarde voor een goede beleidsvorming op gemeentelijke niveau. De op het beleid gebaseerde planning op korte en lange termijn wordt door het basisplan aangevuld met informatie over de werkelijke uitvoering van de genomen besluiten zodat zonodig bijsturing kan plaatsvinden.

Wat op gemeentelijk niveau geldt, geldt ook op het niveau van de uitvoerende gemeentelijke organen. De informatievoorziening zoals die in het basisplan is vervat dient dus tevens de bewaking van de doelmatigheid van de uitvoering. Daarnaast zal de informatievoorziening zo opgebouwd zijn dat de gemeentelijke dienstverlening en taakvervulling sneller en beter wordt afgestemd op de behoeften.

Tenslotte zijn er de gemeentelijke samenwerkingsverbanden en de taken van de hogere overheidsorganen die de verzorgingsgebieden van verschillende of alle gemeenten betreffen. Het basisplan maakt het mogelijk de daarvoor benodigde informatie volgens dezelfde beginselen samen te stellen. Slechts als dat gebeurt, beschikt men over een reëel uitgangspunt voor de besluitvorming en de uitvoering van de inter- en bovengemeentelijke taken.

1.2.2. Veel grondinformatie m.b.t. de verschillende uitvoerende organen is van dezelfde aard, ook al zijn de taken van die organen totaal verschillend. Voorbeelden hiervan zijn: de lonen en de salarissen, de incasso’s en het materiaalgebruik van de takken van dienst. Het basisplan concentreert de informatieverwerking op deze gelijksoortige zaken. Daardoor kan niet alleen de dagelijkse informatieverwerking doelmatiger plaatsvinden maar worden ook de ontwikkelings- en onderhoudskosten van de informatiesystemen tot het minimum teruggebracht.

Daarnaast is het alleen op basis van een algemeen plan mogelijk te komen tot een systematische planning van de systeembouw. Ook de onderlinge samenhang van de systemen (inclusief de computerprogramma,'s) kan op deze wijze beter in het oog worden gehouden. Voor de bepaling van prioriteiten, de bewaking van de voortgang en het inpassen van nieuwe ontwikkelingen is een samenvattend overzicht, zoals in het basisplan gegeven, noodzakelijk.

Tenslotte is het basisplan onontbeerlijk om een goede samenwerking en werkverdeling tot stand te brengen tussen de gemeenten die bij de ontwikkeling van de automatisering van de informatieverwerking zijn betrokken. Deze werkverdeling is noodzakelijk vanwege de hoge ontwikkelingskosten en de lange, benodigde, voorbereidingstijd. Het moet zelfs voor de grootste gemeenten onmogelijk worden geacht alle benodigde informatiesystemen binnen enkele jaren en met acceptabele kosten alleen met eigen middelen op te zetten.

1.3. Algemeen toepasbare informatiesystemen

Er worden in het basisplan een aantal deelgebieden onderscheiden, in het vervolg informatiesystemen genoemd. Het basisplan kan worden gekenschetst als een stelsel van samenhangende informatiesystemen.

Naast deze informatiesystemen zijn er nog een aantal min of meer onafhankelijke computertoepassingen die afzonderlijk zullen worden behandeld.

In een informatiesysteem wordt uitgaande van een bepaald gedefinieerd object de informatie die op die objecten betrekking heeft,onafhankelijk van de organisatorische samenhang, verwerkt. Zo is het object van het personeelssysteem ieder in gemeentelijke dienst, los van de vraag bij welke tak van dienst of secretarieafdeling hij te werk is gesteld of welke taak hij heeft. In elk systeem wordt echter rekening gehouden met de samenhang met de andere informatiesystemen

Een informatiesysteem moet verder een zodanige opzet hebben dat daarmede alle organisatorische beheerseenheden (takken van dienst in één gemeente of afzonderlijke gemeenten) zo goed mogelijk worden bediend. Daarvoor is het nodig uit te gaan van eenheden met de grootste omvang en de grootste mate van differentiatie. Slechts op die manier kan zeker worden gesteld dat het algemene systeem ook kan worden toegepast voor de kleinere en eenvoudiger gestructureerde organisaties, zoals kleine takken van dienst met een enkelvoudige taak of kleine gemeenten. Zelfs al zouden deze kleine eenheden met een eenvoudiger systeem toe kunnen, wat lang niet altijd het geval is, dan dekt het algemene systeem in elk geval ook hun eventueel geringere behoeften zonder dat extra kosten behoeven te worden gemaakt voor de systeemontwikkeling. De eventueel lagere kosten van de uitvoering van een eenvoudiger systeem worden volledig gecompenseerd door het gebruik van grotere machine die per verwerkte eenheid aanmerkelijk goedkoper zijn.

De financiële toerekening van de ontwerpkosten van deze systemen met de afzonderlijke beheerseenheden die er gebruik van maken (takken van dienst, afzonderlijke gemeenten) vraagt nadere uitwerking maar verandert niets aan de technische verhoudingen en het algemeen belang van een bestuurlijk en economisch verantwoorde opzet.

1.4. Het voorlopige karakter van het plan

In de beschrijving van de informatiesystemen in deze nota ia geen volledigheid en geen definitieve indeling nagestreefd. De bedoeling is slechts aan te geven in welke richting en op welke basis verdere ontwikkeling mogelijk is.

Het zal noodzakelijk zijn van tijd tot tijd de samenvatting van de inhoud en de doelstelling van de afzonderlijke systemen aan te passen aan de ter beschikking komende gegevens en de opgedane ervaringen.

In de praktijk zullen verder de volgende punten van invloed zijn:

1. -  de wens rekening te houden met reeds bestaande toepassingen van de eis op korte termijn en in elke fase ook praktisch bruikbare resultaten te leveren voor reeds bestaande en onderkende behoeften;
2. -  de noodzaak in elke fase rekening te houden met de volgende fase b.v. door bekende werkzaamheden voor een volgende fase, die doelmatiger in een voorgaande fase kunnen worden "meegenomen", inderdaad reeds in de voorgaande fase uit te voeren;
3. -  de eis in elk (sub)systeem steeds rekening te houden met de andere in ontwikkeling zijnde of geplande systemen.

Er dient echter wel voor te worden gewaakt dat de oplossing van problemen die op korte termijn spelen niet de algemene lijn doorkruisen.

Verder wordt de toewijzing van bepaalde deelgebieden en bewerkingen aan de afzonderlijke informatiesystemen, behalve door het objekt en de benodigde grondinformatie, veelal bepaald door de doelmatigheid. De doelmatigheid ia op een bepaald ogenblik afhankelijk van:

• -  de verwerkingstijden (duur en spreiding)
• -  de organisatie van het systeemontwerp
• -  de beschikbare of verkrijgbare hulpmiddelen (programmatuur en apparatuur).

Zo heeft met name de begrenzing tussen het zgn. bestuurssysteem en de andere informatiesystemen op een gegeven ogenblik geen principieel maar een voorlopig karakter dat door de verdere ontwikkeling kan worden beïnvloed.

2.1 Opbouw van het plan

Bij de keuze van de automatiseringsobjecten in een gemeente is het niet mogelijk zich direct te baseren op de activiteiten van het gemeentelijk apparaat. Zij vertonen een te grote verscheidenheid en hebben meestal slechts weinig operationele samenhang.

In het automatiseringsplan ia dan ook een ander uitgangspunt gekozen en wel enerzijds de informatie met betrekking tot de gemeente als geheel en anderzijds de informatie met betrekking tot het gemeentelijk apparaat.

Voor de gemeente als geheel worden informatiesystemen onderscheiden voor:

• -  het vastgoed (grond, gebouwen, huizen, leiding- en kabelnetten e.d.)
• -  de bevolking (inwoners van de gemeente)
• -  de activiteiten (organisaties op het gemeentelijk grondgebied die in de meest ruime zin maatschappelijke activiteiten ontplooien b.v. ondernemingen, verenigingen, stichtingen).

Voor het gemeentelijk apparaat worden informatiesystemen onderscheiden met betrekking tot:

• -  het personeel (alle personen in dienst van het gemeentelijk apparaat)
• -  de geldmiddelen (alle in- en uitgaande geldstromen, zowel ontvangstén als betalingen, alsmede onderlinge verrekeningen)
• -  de materiële middelen (gemeentelijke eigendommen, ge- en verbruikmateriaal e.d.).

Als bovenbouw op deze basissystemen wordt een z.g. bestuurssysteem onderkend dat de verschillende systemen met elkaar verbindt en waarin met name informatie uit de drie laatstgenoemde systemen samenvloeit.

Tenslotte zijn er 2 groepen computertoepassingen die geen betrekking hebben op de gemeente als geheel en het gemeentelijk apparaat, maar slechts deelproblemen van afzonderlijke beheerseenheden betreffen of betrekking hebben op activiteiten die slechts gedeeltelijk onder gemeentelijke verantwoordelijkheid worden uitgevoerd. Deze groepen van computertoepassingen zijn samengevat onder de begrippen niet-geïntegreerde toepassingen en niet-gemeentelijke toepassingen. In de bijlage worden de verschillende informatiesystemen en toepassingsgebieden schematisch in hun onderling verband getoond. De keuze van de objecten in de zes basissystemen is zodanig, dat de informatieverwerking binnen deze systemen een grote samenhang vertoont. De belangrijkste informatie-uitwisseling tussen de systemen is d.m.v. pijlen aangegeven.

Binnen de aangeduide informatiesystemen zullen weer min of meer op zichzelf staande deelsystemen ontstaan die op dezelfde wijze als aangegeven voor de grote informatiesystemen onderling slechts een relatief geringe samenhang vertonen. Zo zullen b.v. voor de schoolgaande bevolking en de bejaarden binnen het bevolkingssysteem waarschijnlijk afzonderlijke deelsystemen doelmatig zijn. Dat deze deelsystemen desalniettemin voor een eerste benadering in de aangegeven informatiesystemen zijn samengevat vindt zijn oorzaak in de noodzaak uit te gaan van een zo eenvoudig mogelijk algemeen overzicht dat later verder kan worden uitgewerkt en verdiept.

De niet-geïntegreerde en de niet-gemeentelijke computertoepassingen die in de volgende hoofdstukken niet verder worden uitgewerkt zijn in de volgende paragrafen kort omschreven.

2.2. Niet-geintegreerde toepassingen

Het kenmerk van de niet-geïntegreerde toepassingen is dat zij in tegenstelling tot de 6 basissystemen en het bestuurssysteem in veel mindere mate en vaak in het geheel niet met deze systemen en met elkaar samenhangen. Voor een gedeelte van de in deze groep ingedeelde toepassingen geldt bovendien dat zij vaak een eenmalig karakter zullen hebben.

De volgende niet scherp te onderscheiden groepen kunnen worden genoemd:

1. -  technische projecten, zoals constructieberekeningen op allerlei gebied, leidingnet- en kabelnetberekeningen, simulaties, verkeersonderzoek e.d.;
2. -  operationele projecten zoals netwerkplanning voor grote eenmalige activiteiten, roosterproblemen, werkplaatsplanning, onderhoudsplanning e.d.;
3. -  econometrische projecten zoals regionale, gemeentelijke en bedrijfstechnische beslissingsvoorbereiding op allerlei gebied (modelbouw);
4. -  statistische projecten soms samenhangend met één der bovengenoemde gebieden vooral steekproefonderzoek, ten behoeve van algemene beleidsproblemen en bedrijfsproblemen;
5. -  specifieke toepassingen, die niet in één van de basissystemen passen en aan een bepaalde tak van dienst zijn gebonden.

Voor sommige van de genoemde projecten zal er een zekere samenhang met de basissystemen zijn, zoals bij planningproblemen met het personeelssysteem, bij technische berekeningen met het vastgoedsysteem en bij statistische onderzoekingen met het bevolkingsysteem; vooral de econometrische projecten zullen hun basismateriaal voor het grootste gedeelte aan de basissystemen ontlenen. Verder kunnen incidentele studies leiden tot investeringsplannen die als plan én bij uitvoering hun weerslag vinden in de basissystemen van het gemeentelijk apparaat en in het bestuurssysteem.

2.3. Niet-gemeenteliike toepassingen

Tot de niet-gemeentelijke projecten wordén de toepassingen gerekend die wel in een gemeente (kunnen) voorkomen maar waarvoor het om verschillénde redenen niet raadzaam lijkt ze thans op gemeentelijk niveau aan te pakken. Deze redenen kunnen zijn:

1. -  het zwaartepunt van de problemen ligt duidelijk buiten de gemeente nl. bij particuliere organisaties of bij het rijk;
2. -  de toepassingen verkeren in een zodanig researchstadium dat de vraag kan worden gesteld of de gemeenten vóór moeten gaan;
3. -  een landelijke aanpak heeft reeds plaatsgevonden en/of is doelmatiger.

Voorbeelden van deze toepassingen zijn:

• -  diverse toepassingen voor de Politie (Modus operandi, dactyloscopie)
• bibliotheektoepassingen (met name information-retrieval)
• -  ziekenhuistoepassingen (voorzover in de typisch medische sfeer zoals t.b.v. diagnose, therapie en patiëntbewaking)
• -  onderwijstoepassingen (met name het zogenaamde Casoprojekt voor de salarissen van onderwijzend personeel).

Uit deze voorbeelden blijkt nog eens duidelijk dat de indeling in de niet-gemeentelijke projecten slechts een voorlopige is die naar aanleiding van de verdere ontwikkeling kan worden herzien.